In België is er sinds kort een klokkenluidersregeling van kracht. Deze regeling is opgezet om melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht te beschermen binnen publieke en private organisaties. De basis van deze regeling werd gelegd door de Europese Klokkenluidersrichtlijn, die tegen 17 december 2021 omgezet moest zijn in nationale wetgeving. België haalde deze deadline niet. De Belgische wet voor de private sector werd pas op 15 december 2022 in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd, waarvan de belangrijkste bepalingen in werking traden vanaf 15 februari 2023. 

Wat is de klokkenluidersregeling?

De klokkenluidersregeling is een wettelijk kader dat melders van misstanden beschermt. Een klokkenluider is iemand die informatie onthult over illegale, onethische of gevaarlijke activiteiten binnen een organisatie. Deze informatie kan zowel intern als extern worden gemeld. De Belgische wet waarborgt de vertrouwelijkheid van de melder en biedt bescherming tegen represailles zoals ontslag, schorsing, weigering van promotie, demotie, discriminatie, pesterijen en meer. 

Sinds wanneer is de klokkenluiderswet van toepassing?

De klokkenluiderswet is van toepassing sinds 15 februari 2023. Vanaf deze datum moesten bedrijven met meer dan 250 werknemers een intern meldingskanaal hebben opgezet. Bedrijven met minstens 50 werknemers moeten sinds 17 december 2023 voldoen aan deze wet en een veilig kader bieden waarin werknemers mogelijke misstanden kunnen melden.  

Wanneer is de klokkenluidersregeling verplicht?

De klokkenluidersregeling is verplicht voor organisaties in de private sector met minstens 50 werknemers. Zodra jouw onderneming de grens van 50 werknemers overschrijdt, is deze wetgeving van toepassing. 

Voor de berekening van het aantal werknemers gebruik je dezelfde manier als bij sociale verkiezingen. 

Werknemers van bedrijven met minder dan 50 werknemers kunnen een externe melding doen bij de autoriteiten en genieten van dezelfde bescherming als degenen die een interne melding hebben gedaan. 

Hoe kan je best aan deze verplichting voldoen?

Om aan de verplichting van de klokkenluidersregeling te voldoen, moet een organisatie verschillende stappen volgen: 

  • Sociaal overleg: Overleg met de sociale partners, zoals de ondernemingsraad, over het opzetten van een intern meldingskanaal. 
  • Aanduiden van een meldingsbeheerder: Wijs een onafhankelijke meldingsbeheerder (of groep) aan die verantwoordelijk is voor de opvolging van elke ontvangen melding. 
  • Opzetten van een intern meldingskanaal: Zorg voor een veilig en vertrouwelijk meldingskanaal voor schriftelijke en mondelinge meldingen in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen.  
  • Opstellen van een beleid: Zorg voor een duidelijk en juridisch correct opgesteld klokkenluidersbeleid dat de procedure, de rol van de meldingsbeheerder(s), externe meldingskanalen en de beschermingsmaatregelen beschrijft. Ook jouw privacybeleid dient aangepast te worden zodat je transparant weergeeft hoe je omgaat met de persoonsgegevens van een klokkenluider. 
  • Communicatie: Informeer alle werknemers en betrokkenen over het meldingssysteem, de interne meldingskanalen en de bijbehorende procedures. 
  • Verwerken van meldingen: de verantwoordelijke meldingsbeheerder(s) moeten ervoor zorgen dat elke melding wordt verwerkt, een ontvangstbevestiging en feedback wordt verstuurd binnen de wettelijke termijnen, en dat de communicatie met de klokkenluider behouden blijft. De gemelde inbreuk moet met passende maatregelen worden aangepakt. 
  • Bescherming van de melder: Garandeer bescherming tegen represailles en zorg ervoor dat de identiteit van de melder vertrouwelijk blijft. 
  • Verwerken van klokkenluidersgegevens: het melden en verwerken van een melding houdt de uitwisseling in van (vaak gevoelige) persoonlijke gegevens die moeten worden verwerkt volgens de privacy- en gegevensbeschermingsregels. De Belgische klokkenluiderswetgeving bevat specifieke archiveringsregels waaraan ook moet worden voldaan. 

HR Legal staat klaar om jouw bedrijf te ondersteunen bij elke stap van dit proces. Ons team van ervaren advocaten gespecialiseerd in arbeidsrecht kan helpen bij de juridische en praktische implementatie. We kunnen ook helpen bij het beheren van gevoelige meldingen die door klokkenluiders zijn ontvangen en begeleiden bij veelvoorkomende vragen: 

  • In hoeverre is klokkenluider beschermd door de wet? 
  • Hoe stel je de verplichte feedback op?  
  • Hoe pak je de gemelde overtreding aan en sta je in voor de bescherming van de identiteit van de klokkenluiders? 

Moet de klokkenluidersregeling in het arbeidsreglement worden opgenomen?

Nee, het is niet verplicht om de klokkenluidersregeling in het arbeidsreglement op te nemen. Het is wel nuttig zijn om een duidelijk en toegankelijk klokkenluidersbeleid op te stellen en dit te communiceren naar alle werknemers. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een policy die flexibel aanpasbaar is zonder de procedures te moeten volgen die nodig zijn voor wijzigingen in het arbeidsreglement.

Wat als je deze verplichting niet nakomt?

Het niet naleven van de klokkenluidersregeling kan ernstige gevolgen hebben voor jouw onderneming. Bij ernstige overtredingen, zoals het niet tijdig opzetten van een intern meldingskanaal, het niet correct registreren van meldingen, of het belemmeren van meldingen, kunnen sancties opgelegd worden volgens het Sociaal Strafwetboek. Deze sancties, die vallen onder sanctieniveau 4, kunnen onder meer bestaan uit administratieve en strafrechtelijke boetes. 

Bedrijven die de beschermingsmaatregelen voor klokkenluiders niet naleven, riskeren ook schadevergoedingen te moeten betalen aan de melder. Deze schadevergoedingen kunnen afhankelijk van de omstandigheden variëren van 18 tot 26 weken loon. Bij specifieke meldingen, zoals die over witwaspraktijken of financiering van terrorisme, kan de vergoeding forfaitair vastgesteld worden op zes maanden brutoloon en is er mogelijks sprake van een verplichte re-integratie van de werknemer. Als het slachtoffer niet in dienstverband werkt, wordt de schadevergoeding vastgesteld op de werkelijk geleden schade, die door het slachtoffer moet worden bewezen. 

Bovendien kan het niet naleven van de wet reputatieschade veroorzaken en het vertrouwen van werknemers ondermijnen. Het is dus cruciaal om tijdig aan deze verplichting te voldoen.