Er zijn verschillende sociale inspectiediensten die jouw bedrijf kunnen controleren. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om inspectiediensten zoals Toezicht op de Sociale Wetten, Toezicht op het Welzijn op het Werk of RSZ-inspectie. Elke inspectiedienst heeft zijn eigen bevoegdheden en aanpak van controle.
Wanneer krijg je te maken met een arbeidsinspectie controle?
De uitgevoerde controles kunnen diverse oorzaken hebben, zoals een specifieke overtreding, klacht van een werknemer, administratieve onregelmatigheden, problemen met tewerkstelling of routinecontroles in het kader van actieplannen ter bestrijding van sociale fraude.
Wat kan je best doen tijdens een controle?
Tijdens een controle is het mogelijk dat de betrokken inspectiedienst inbreuken vaststelt op de sociale wetgeving. Het is dan ook belangrijk om te weten hoe je je best voorbereidt op een dergelijke controle om problemen te vermijden en alles vlot te laten verlopen.
Als je van tevoren weet dat er een controle komt, kan ons stappenplan werkgevers helpen zich voor te bereiden.
Voorbereiding controle arbeidsinspectie – stappenplan
Stap 1: Documenten verzamelen
Bij een aangekondigde controle is het gebruikelijk dat er om bepaalde documenten wordt gevraagd. Zorg ervoor dat alles wat nodig is, klaarligt zoals gevraagd. Denk aan arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglementen, uurroosters en individuele loonbrieven. Het kan nuttig zijn om proactief te overwegen waar dit over zou kunnen gaan of te onderzoeken wat er fout zou kunnen staan in de opgevraagde documenten.
Stap 2: Interne controle uitvoeren
Bij een aangekondigde controle weet je vaak ook welke inspectiedienst langskomt. Op basis hiervan kan je alvast inschatten waarvoor de sociale inspectie over de vloer komt. De sociale inspectiedienst Toezicht op het Welzijn op het Werk zal bijvoorbeeld niet komen controleren op zwartwerk.
Het kan interessant zijn om alvast proactief na te denken waarover dit zou kunnen gaan of te onderzoeken wat er fout zou kunnen staan in de opgevraagde documenten. Op basis van deze informatie kan je alvast een strategie ter verdediging ontwikkelen, weet je op voorhand hoe je best kan antwoorden op bepaalde vragen en kan je eventueel bepaalde documenten voorbereiden.
Stap 3: Communiceer over rechten en plichten
Informeer alle betrokken werknemers over hun rechten en plichten tijdens een inspectie. Zorg ervoor dat ze weten hoe ze de inspecteurs best kunnen helpen en welke informatie ze best geven. Bereid hen ook voor op mogelijke vragen. Dit zal ervoor zorgen dat zij steeds kalm, beleefd en op een goede manier kunnen omgaan met de vragen en opmerkingen van een inspecteur.
Het proces-verbaal van het verhoor geldt als verklaring: zorg dan ook dat ze hier uiterst waakzaam mee omgaan, alles grondig nalezen en correcties aanbrengen indien nodig. Leg ook uit hoe zij kunnen omgaan met hun zwijgrecht, geen valse verklaringen mogen afleggen en dat een belemmering van het toezicht, zoals het weigeren van inzage tot documenten, kan leiden tot zware sancties.
Stap 4: Professionele hulp inschakelen
Als je merkt dat er iets niet in orde is of advies wenst voorafgaand aan een controle, neem dan zo snel als mogelijk contact op met HR Legal. Wij kunnen bijstaan in het ganse proces van het onderzoek, je helpen om de situatie te regulariseren, ervoor zorgen dat je geen fouten maakt of inspecteurs tijdens een controle wijzen op hun verplichtingen en eventuele sancties voorkomen.
Neem voor advies contact met ons op via gsm op +32 474 429 481 of per e-mail op hello@hrlegal.be.
Voorbereiding op onaangekondigde controles
Bovenstaande stappen staan in het teken van een voorafgaandelijk aangekondigde controle. Houd er rekening mee dat veel inspecties ook onaangekondigd plaatsvinden. Wanneer je te maken krijgt met een onaangekondigde controle, is het ook belangrijk om goed voorbereid te zijn om eventuele sancties te voorkomen.
Voer regelmatig een interne audit uit om te controleren of je alle sociale en arbeidswetgeving correct toepast. Dit kan helpen om eventuele tekortkomingen tijdig op te sporen en te corrigeren. HR Legal kan hierin bijstaan.
